Det statseide selskapet hadde vært gjennom et hendelsesrikt år, som blant annet inkluderte utskiftninger i toppledelsen. Som styreleder anså hun det derfor som viktig for styrets funksjon og verdibidrag å avdekke potensielle underliggende konflikter og utfordringer, belyse viktige spørsmål og evaluere deres arbeid og kompetanse.
– Vi er i en særskilt situasjon, og har et krav fra eier om å gjennomføre en evaluering av styret årlig. Men disse evalueringene er gjerne relativt enkle. I min styrelederperiode hadde jeg behov for en litt grundigere gjennomgang av vårt arbeid og hvordan vi jobber sammen, for å sikre en felles forståelse for vårt oppdrag. Det er én ting at vi stiller hverandre spørsmål, men jeg ønsket en profesjonell vurdering som fokuserte på styrets rolle, vår arbeidsform og det ansvaret vi har, utdyper Seip.
– Det er alltid fornuftig å engasjere noen med litt avstand, som kan se på deg med litt andre øyne enn hva du selv, og din administrasjon, kan, sier styreleder i Vinmonopolet, Ellen Seip.
Selvevaluering er ethvert styres ansvar
Et velfungerende styre, med en felles forståelse for sin oppgave, er en viktig drivkraft for selskapets virksomhet, lønnsomhet og måloppnåelse. Et dysfunksjonelt styre kan derimot raskt bremse selskapets utvikling, og skape uro og misnøye blant ledere og ansatte.
Det er styrets ansvar å vurdere eget arbeid og egne prestasjoner, samt samarbeidet med selskapets ledelse. Norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse (NUES) anbefaler at styret evaluerer sitt arbeid og sin kompetanse årlig. I dette ligger også en anbefaling om å vurdere bruk av eksterne rådgivere der det skulle være ønskelig eller nødvendig.
En god styreevaluering bør besvare overordnede spørsmål som:
- Hvordan er styrets sammensetning med hensyn til eksempelvis størrelse, kompetanse, mangfold og uavhengighet
- Hvilke oppgaver prioriteres på styrets agenda? (En ting er styring og kontroll av løpende virksomhet, men hva med å utfordre på strategiske veivalg og prosesser, samt å følge opp strategiske mål?)
- Har styret gode rutiner og prosesser for planlegging, gjennomføring av møter og oppfølgning av egne vedtak?
Først og fremst er det viktig å belyse disse spørsmålene internt, men i mange situasjoner kan det også oppstå behov for å engasjere en profesjonell, ekstern aktør – som kan angripe styreevalueringen fra et nøytralt utgangspunkt.
– Alltid fornuftig å engasjere noen med litt avstand
Ofte trigges dette behovet eller ønsket av endringer i rammebetingelsene for styrets arbeid, det være seg utskiftninger i ledelsen, omveltninger i selskapet eller utviklingen i markedet.
– Dette er ikke noe som er lovpålagt, men noe vi anbefaler å gjøre med jevne mellomrom. Vi har sett at en slik evaluering har stor verdi for styrene som engasjerer oss, forteller partner i BackerSkeie, Rolf Kåre Nilsen.
Han får støtte av Vinmonopolets styreleder:
– Det er alltid fornuftig å engasjere noen med litt avstand, som kan se på deg med litt andre øyne enn hva du selv og din administrasjon kan. Når du betaler en ekstern aktør ligger det i tillegg en forventning om profesjonalitet til grunn, noe du ikke alltid kan være trygg på dersom du gjør evalueringen selv, kommenterer Seip.
Viktig med god dialog gjennom hele prosessen
En profesjonell styreevaluering er en omfattende prosess som krever en felles forståelse og forankring i styret om grunnlaget for å søke en objektiv vurdering, i form av ekstern bistand. For at styret skal få best mulig utbytte av evalueringen må styremedlemmene være bevisste på behovet, og villige til å bidra til prosessen.
– Det er viktig å ha en god avklaringssamtale mellom styreleder og oppdragstaker i forkant av evalueringen. Ikke for å legge føringer for svarene, men for å sikre at man har en felles forståelse for oppdraget. Deretter må den gode dialogen opprettholdes gjennom hele prosessen, sier Seip.
I forbindelse med oppdraget for Vinmonopolet gjennomførte BackerSkeie blant annet en digital spørreundersøkelse, etterfulgt av individuelle samtaler med hvert enkelt styremedlem.
– Det siste tror jeg er ekstremt viktig. Spørreundersøkelsen kan gi gode antydninger, men ved å gå dypere ned i individuelle bekymringer og utfordringer kom det frem noen viktige synspunkter som det ikke finnes noen avkrysningsboks for, understreker styrelederen.
Et bedre grunnlag for utvikling
Formålet med en styreevaluering er å belyse områder med forbedringspotensiale, slik at styret kan bidra til selskapets verdiskapning på en enda bedre og mer effektiv måte. Ved endt evalueringsprosess mottar styreleder derfor en oppsummerende rapport som punktvis lister opp områder der styret kan forbedre seg.
– Vi som rådgivere sitter ikke med løsninger eller svar. Dette er som oftest komplekse utfordringer og problemer, som er noe styret selv må jobbe med. Vår oppgave er å avklare hvilke områder styret må jobbe med, og påpeke disse. Deretter slipper vi ansvaret tilbake til styret, forklarer Nilsen.
Seip forteller at styreevalueringen BackerSkeie gjennomførte for Vinmonopolet fikk frem tydelige forbedringsområder de har kunnet ta tak i.
– Det hjelper lite å gå dypt ned i kompliserte problemstillinger dersom du ikke griper fatt i anbefalingene, og jobber aktivt med dem i ettertid. Vi har derfor jobbet målrettet og konkret med de tingene som ble belyst, sier hun.
Året etter den eksterne evalueringen gjennomførte styret en egen evaluering for å vurdere hvor de sto i forhold til anbefalingene i rapporten.
– Vi er kommet langt på noe, og ikke langt nok på andre ting. Det må vi jobbe videre med, men på bakgrunn av evalueringen har vi nå et bedre grunnlag for å vurdere hvilke utfordringer som skal prioriteres og hvilke aspekter vi som et styre skal ta fatt i, avslutter Ellen Seip.
Om BackerSkeie
BackerSkeie Executive Search er et ledende selskap i Norge innen Executive Search med lang erfaring fra rekruttering og evaluering av fremragende ledere og styremedlemmer til norske og internasjonale selskaper. Ta kontakt med en av våre erfarne rådgivere for en samtale om hvordan vi kan hjelpe deg.
